Rabu, 23 Oktober 2013

MAIL MERGE (CETAK GABUNG) MENGGUNAKAN MS WORD 2007 ATAU MS WORD 2010

Mail Marge merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk menginput data-data dari MS Excel ke MS Word dengan format baku yang sudah di buat. Pada kali ini kita akan mencoba untuk membuat pengumuman Ujian Nasional yang akan dipadukan dengan dokumen data peserta Ujian Nasional di MS Excel. Ikuti langkah-langkah berikut :

Buatlah halaman pengumuman Ujian Nasional di MS Word 2007 atau MS Word 2010. Misal seperti contoh pengumuman Ujian Nasional dibawah ini :
Buat Dokumen Data Siswa Ujian Nasional di MS Excel 2007 atau MS excel 2010. Simpan misal dengan nama data peserta UN Misal seperti contoh dokumen data siswa Ujian Nasional di bawah ini :
Dari dokumen word yang sudah dibuat diatas ikuti langkah-langkah berikut :

Klik Menu Mailings
Klik Ikon Star Mail Merge kemudian klik Letter
Klik Ikon Select Recipient kemudian klik Use Existing List, akan muncul kotak dialog berikut :
Pilih Lokasi File Excel (Data Peserta UN) yang sudah dibuat pada langkah 2 diatas setelah itu klik Open, kemudian muncul kotak dialog berikut :
Jika dokumen yang anda buat diexcel terletak di Sheet1 maka klik Sheet1$ (harus disesuaikan dengan letak dokumen). Kemudian klik OK.
Letak kursor di Nama setelah titik dua (:) kemudian klik Ikon Insert Merge Field kemudian klik Nama
Kemudian lakukan langkah diatas untuk Nomor Ujian dan seterusnya.
Setelah semua diisi akan tampak seperti gambar berikut :
Untuk melihat hasilnya klik ikon Priveiw Results dan tampak seperti gambar berikut :
Untuk melihat data siswa selanjutnya klik Next Record (panah kiri kanan) yang terletak disebelah kanan ikon Preveiw Results
Untuk mencetak ke printer klik ikon Finish & Merge kemudian klik Print Documents
Pada kotak dialog Print tentukan record yang harus dicetak. Pilih All kalau mau mencetak semua record, Current Record untuk mencetak halaman yang tampak dan From untuk mencetak dari beberapa record yang anda ingin cetak.